Trong quá trình làm việc với Excel, việc tham chiếu đến một vùng dữ liệu là điều không thể tránh được. Với các bảng tính có nhiều hàng và cột, việc cố định ô là vô cùng quan trọng. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng làm việc với bảng tính Excel của mình một cách thuận tiện và nhanh chóng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá cách cố định công thức trong Excel một cách đơn giản và nhanh chóng nhất.
1. Mục Đích của Việc Cố Định Hàm trong Excel
1.1. Bảo Đảm Tính Chính Xác Khi Sao Chép Công Thức
Mục đích của việc cố định hàm trong Excel là để giữ nguyên tham chiếu đến một ô hoặc một vùng dữ liệu khi sao chép công thức sang các ô khác. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác khi sao chép, không gây ra lỗi nếu bạn không muốn thay đổi tham chiếu.
1.2. Giảm Thời Gian và Công Sức
Việc cố định hàm Excel khi sao chép cũng giúp giảm thời gian và công sức đáng kể trong quá trình làm việc với bảng tính Excel. Bằng cách cố định hàm, bạn đã đảm bảo tính toán chính xác và không cần phải làm lại từ đầu. Điều này rất thuận tiện và tiết kiệm thời gian.
1.3. Bảo Đảm Tính Ổn Định của Các Công Thức Phức Tạp
Các công thức phức tạp thường chứa nhiều tham chiếu đến các ô hoặc vùng dữ liệu khác nhau. Nếu bạn không cố định hàm, Excel sẽ tự động thay đổi tham chiếu khi sao chép công thức. Điều này có thể dẫn đến các lỗi hoặc kết quả không chính xác.
Bằng cách cố định hàm, bạn giữ nguyên tham chiếu đến các ô hoặc vùng dữ liệu khi sao chép công thức. Điều này giúp đảm bảo rằng các công thức phức tạp của bạn sẽ tiếp tục hoạt động chính xác khi sao chép chúng sang các ô khác.
1.4. Đảm Bảo Tính Toán Chính Xác Khi Dữ Liệu Thay Đổi
Nắm vững cách cố định trong Excel giúp bạn thực hiện các thao tác tính toán dễ dàng, nhanh chóng và linh hoạt mà vẫn đảm bảo tính chính xác cao khi dữ liệu thay đổi. Điều này rất cần thiết và hữu ích trong quá trình làm việc với Excel.
1.5. Tránh Lỗi Khi Dữ Liệu Được Sắp Xếp Lại
Cố định dữ liệu trong Excel giúp tránh lỗi khi dữ liệu được sắp xếp lại. Khi bạn sắp xếp dữ liệu, Excel sẽ tự động thay đổi thứ tự của các ô trong vùng dữ liệu. Nếu hàm của bạn tham chiếu đến một ô hoặc một vùng dữ liệu không còn ở vị trí ban đầu, hàm sẽ trả về lỗi.
Bằng cách cố định hàm, bạn giữ nguyên tham chiếu đến các ô hoặc vùng dữ liệu khi bạn sắp xếp dữ liệu. Điều này giúp đảm bảo rằng hàm của bạn sẽ tiếp tục hoạt động chính xác sau khi dữ liệu được sắp xếp lại.
1.6. Bảo Mật Thông Tin Nhạy Cảm
Khi bạn cố định hàm, Excel sẽ không tự động thay đổi tham chiếu khi bạn sao chép công thức. Điều này giúp ngăn chặn việc ai đó vô tình hoặc cố ý thay đổi thông tin nhạy cảm. Ngoài ra, việc cố định hàm trong Excel còn giúp ngăn chặn việc truy cập trái phép vào các ô hoặc vùng dữ liệu chứa thông tin nhạy cảm. Cố định hàm là một kỹ năng quan trọng cần nắm vững để sử dụng Excel hiệu quả.
2. Cách Cố Định Hàm Trong Excel
Để cố định hàm trong Excel, bạn sử dụng ký hiệu $. Dưới đây là 3 kiểu cố định phổ biến nhất:
-
B$1: Ký tự $ nằm ở giữa số và chữ. Kiểu cố định này giúp cố định dòng mà không cố định cột. Khi bạn sao chép công thức sang một cột khác, địa chỉ cột sẽ thay đổi nhưng số thứ tự dòng sẽ không thay đổi.
-
$B1: Ký tự $ nằm ở trước số và chữ. Kiểu cố định này giúp cố định cột mà không cố định dòng. Khi bạn sao chép công thức sang một dòng khác, số thứ tự dòng sẽ thay đổi nhưng địa chỉ cột sẽ không thay đổi.
-
$B$1: Ký tự $ nằm ở trước số và trước chữ. Kiểu cố định này cố định cả dòng và cột. Khi bạn sao chép công thức sang một cột khác, cả số thứ tự dòng và cột đều không thay đổi.
Ví dụ sau sẽ giúp bạn hiểu cách giữ ô tham chiếu cố định trong Excel:
Ta xét ví dụ sau:
Bạn có bảng dữ liệu như hình trên, yêu cầu:
-
Tính thành tiền của các mặt hàng, biết: Giá niêm yết của tất cả các mặt hàng này đều là 230. Bạn cần cố định cột C ở dòng 4.
-
Bạn nhập công thức
=PRODUCT(B4,$CD4). Khi kéo thả chuột đến các ô bên dưới,$CD4vẫn cố định và không bị thay đổi, các giá trị khác nhưB4, B5,… sẽ thay đổi. Đây chính là cách cố định giá trị trong Excel.
Tất cả đều có trong cuốn sách “Hướng dẫn thực hành Excel từ cơ bản đến nâng cao“. ĐĂNG KÝ MUA NGAY
3. Cách Cố Định Công Thức Trong Excel
Trong bài viết này, chúng ta sẽ hướng dẫn bạn 2 cách để cố định trong Excel.
Cố định một giá trị bất kỳ trong công thức:
Để cố định một giá trị bất kỳ trong công thức, bạn làm theo các bước sau:
-
Bước 1: Bảng dữ liệu cần tính số tiền cần thanh toán cho đại lý cấp 1 bằng cách lấy giá trị số lượng trong cột B nhân với đơn giá ở ô C5. Bạn nhập công thức
= B5*C5. -
Bước 2: Nhấn Enter để nhận kết quả. Khi kéo công thức xuống các ô khác, kết quả sẽ xuất hiện nhưng cũng sẽ có lỗi
#VALUE. Nguyên nhân là công thức có địa chỉ ô C5 được cố định tuyệt đối nên khi sao chép cho các giá trị khác, địa chỉ ô C5 thay đổi theo, ví dụ như ở đây ô C6 không có giá trị số nên gây lỗi#VALUE. -
Bước 3: Để cố định công thức trong Excel, bạn chọn công thức cần cố định, sau đó nhấn phím F4 lần 1 để đổi địa chỉ
C4thành địa chỉ tuyệt đối. -
Bước 4: Cố định hàng 5 bằng cách nhấn phím F4 lần 2.
-
Bước 5: Bảng dữ liệu trả về kết quả đúng khi bạn tính thành tiền cho đại lý cấp 1.
-
Bước 6: Để chuyển sang cố định cột C mà không cố định hàng thứ 5 của C5, bạn nhấn F4 lần 3.
Cố định các giá trị trong công thức:
Vẫn như ví dụ phía trên, yêu cầu của đề bài này là tính tiền cho đại lý các cấp với mỗi đại lý là một đơn giá khác nhau.
Công thức chúng ta sử dụng là Bx*K5, trong đó x chạy từ 7 tới n là hàng, K là cột tương ứng với các đại lý.
Cách thực hiện như sau:
-
Bước 1: Cố định cột B của B7. Nhập công thức
= B7vào ô cần tính tiền của đại lý cấp 1 (ô C7). Sau đó, nhấn F4 3 lần để cố định cột B của B7. -
Bước 2: Cố định hàng 5 của K5. Đầu tiên, nhấn dấu nhân trong công thức, sau đó chọn giá trị ô C5. Cuối cùng, nhấn F4 2 lần để khóa hàng của địa chỉ đơn giá.
-
Bước 3: Nhấn Enter để nhận kết quả.
-
Bước 4: Để nhận kết quả ở những ô tiếp theo, bạn chỉ cần sao chép công thức các giá trị trong cột đại lý cấp 1.
-
Bước 5: Đặt trỏ chuột vào ô giá trị cuối cùng của đại lý cấp 1, sau đó nhấn giữ chuột và kéo sang phải để hiển thị kết quả cho các đại lý cấp 2, cấp 3.
4. Hướng Dẫn Cách Khóa Giá Trị Trong Excel để Bảo Vệ Dữ Liệu Không Bị Thay Đổi
Để thực hiện cách khóa giá trị trong Excel để bảo vệ dữ liệu không bị thay đổi, bạn làm theo các bước sau:
-
Bước 1: Mở File Excel và chọn ô hoặc vùng dữ liệu mà bạn muốn xóa.
-
Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Home -> Alignment -> click vào mũi tên nhỏ ở góc bên phải.
-
Bước 3: Trong cửa sổ Format Cells, chọn tab Protection. Sau đó, kích chuột vào hộp kiểm Locked. Nhấn OK để lưu lại.
-
Bước 4: Trên thanh công cụ, tiếp tục chọn Review và chọn Protect Sheet để khóa trang tính đang thao tác.
-
Bước 5: Trong khung Password to unprotect sheet, bạn đặt mật khẩu bảo vệ. Bạn có thể lựa chọn các hình thức khóa như
Select locked cells,Select unlocked cells,Delete columns,Delete rows. Nhấn OK để tiếp tục. -
Bước 6: Nhấn mật khẩu lần nữa rồi nhấn OK để hoàn tất.
5. Kết Luận
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách cố định hàm trong Excel một cách đơn giản và nhanh chóng. Hy vọng với những chia sẻ này, bạn đã biết cách cố định hàm để bảo đảm tính chính xác cho bảng tính của mình. Từ đó, bạn có thể làm việc với Excel nhanh chóng và thuận tiện hơn. Hãy tham khảo thêm những khóa học Excel online nâng cao đến từ sara.edu.vn, để trở thành một chuyên gia Excel.
