Anh em nhân viên văn phòng, nhất là các bạn là kế toán, kiểm toán, không thể tránh khỏi việc sử dụng phần trăm (%) trong các phép tính trên Excel. Nhưng nếu bạn chưa biết cách tính phần trăm trong Excel do tính phức tạp và đa dạng của nó, đừng lo lắng. Ở đây, mình sẽ hướng dẫn cho các bạn 4 cách tính phần trăm trong Excel hiệu quả và chính xác.
Định dạng dữ liệu phần trăm là gì?
Trước hết, dữ liệu phần trăm trong Excel luôn là con số bé hơn 1. Để dễ tính toán và trình bày, dữ liệu này được định dạng trong ô Format Cells với tên “Percentage”.
Như hình minh họa trên, dữ liệu từ 0.05 sẽ được hiển thị thành 5%. Ngoài ra, khi muốn hiển thị phần thập phân khi sử dụng %, bạn có thể chọn Decimal places tương ứng với số chữ số sau dấu thập phân muốn hiển thị.
Các cách tính phần trăm trong Excel
Cách 1: Tính phần trăm tổng nhóm (Percent of Parent Total)
Đối với bảng dữ liệu được chia thành các nhóm và bạn cần tìm tỷ lệ phần trăm của từng phần tử trong mỗi nhóm, bạn có thể làm như sau:
- Xác định tổng của nhóm cần tính % bằng hàm SUM.
Ví dụ: B2 = SUM(B3:B6)
- Chia từng phần tử cho tổng của cả nhóm (Lưu ý cố định vị trí ô tính tổng bằng dấu $).
Ví dụ: C3 = B3/$B$2
Sau đó, Filldown (kéo) công thức này từ C3 đến C6.
- Định dạng dữ liệu theo dạng Percentage.
Tới bước này, bạn có thể tính tổng của từng nhóm với hàm SUM và kết quả sẽ là 100% tại các ô C2 và C7.
Công thức tổng quát để tính phần trăm trong Excel là:
% of Parent Total = (A/Subtotal_A)*100%
Cách 2: Tính phần trăm lũy tiến (Percent of Running Total)
Cách tính phần trăm này rất hữu ích để đánh giá hiệu quả công việc, vì phần trăm lũy tiến là tỷ lệ phần trăm đạt được khi làm một công việc nào đó. Nó sẽ chạy từ 0 đến 100% khi công việc hoàn thành.
Ví dụ chúng ta có các bước sau:
- Tính tổng toàn bộ của cả quá trình. Điền công thức sau vào ô C7 để tính tổng sản lượng.
=SUM(C2:C6) = 22
- Tính tổng sau mỗi lần thu về kết quả.
=SUM($C$2:C2)
Ở bước này, bạn cần chú ý điểm bắt đầu ở ô C2 và vùng tính tổng mở rộng dần theo mỗi dòng.
- Lấy tổng của từng phần chia cho tổng của toàn bộ để ra được lũy tiến % của từng phần.
E2 = SUM($C$2:C2)/$C$7
Tại đây, bạn cần giữ ô C7 không thay đổi trong công thức để chia cho tổng toàn bộ.
Công thức tổng quát để tính phần trăm lũy tiến là:
% of Running Total tại A1 = (A1/Sum_A)*100%
Cách 3: Tính phần trăm tổng chung (Percent of Grand Total)
Cách tính này được sử dụng khi bạn cần tìm tỷ lệ phần trăm mà mỗi giá trị phần tử chiếm trong tổng số.
Ví dụ:
- Xác định tổng chung bằng hàm SUM tại dòng thứ 8.
B8 = SUM(B2:B7)
- Chia từng phần tử cho tổng chung.
C2 = B2/B8
Tại bước này, bạn cần chú ý cố định ô B8 trong công thức để chia cho tổng chung.
-
Filldown (kéo) công thức từ C2 xuống C7.
-
Định dạng dữ liệu về % (Percentage) qua Format Cell. Ví dụ này có số thập phân, bạn có thể chọn hiển thị 2 chữ số thập phân.
Công thức tổng quát để tính phần trăm tổng chung là:
% of Grand Total = (A/Sum_A)*100%
Cách 4: Tính phần trăm chênh lệch (Percent of Difference)
Cách tính phần trăm này được sử dụng để so sánh các cặp giá trị và xác định chênh lệch giữa chúng, để đánh giá tỷ lệ chênh lệch của 2 đối tượng.
Sau đây là cách tính phần trăm chênh lệch:
- Xác định phần chênh lệch giữa các chỉ tiêu trước và chỉ tiêu sau.
Ví dụ: Chỉ tiêu trước của Hải Phòng là 85, của Hà Nội là 100.
- Lấy phần chênh lệch chia cho chỉ tiêu trước để ra được tỷ lệ chênh lệch.
(B3-B2)/B2
Khi đó, nếu chỉ tiêu sau nhỏ hơn chỉ tiêu trước thì kết quả sẽ là số âm, và nếu chỉ tiêu sau lớn hơn chỉ tiêu trước thì kết quả sẽ là số dương.
Công thức tổng quát để tính phần trăm chênh lệch là:
% of Difference A và B = ((B-A)/A)*100%
Với những cách tính phần trăm trong Excel này, hy vọng rằng bạn đã nắm được và có thể áp dụng chúng vào công việc một cách chính xác. Hãy cùng luyện tập và nắm vững kỹ năng Excel để phát triển bản thân. Đừng quên ghé thăm trang web sara.edu.vn để cập nhật thông tin mới nhất về ẩm thực, phong thủy, công nghệ, giáo dục, làm đẹp… một cách nhanh chóng và chính xác 24/7!
Gitiho.com là lựa chọn hàng đầu cho kế toán, quản lý, người bán hàng, marketer phát triển bản thân, kỹ năng Excel và tự học tin học văn phòng tại nhà một cách chính xác ngay từ đầu mà không mất quá nhiều thời gian.
