Hồi Email Outlook: Hướng dẫn thu hồi email đã gửi

Bạn đã từng gửi email nhầm, quên đính kèm file hoặc gửi thư đến sai người chưa? Đừng lo, những sự cố này không còn là vấn đề khi bạn sử dụng email Outlook. Hôm nay, Sara.edu.vn sẽ hướng dẫn bạn cách thu hồi email Outlook để giải quyết những tình huống thế này.

Chức năng recall email trong Outlook là gì?

Recall email trong Outlook là tính năng cho phép bạn thu hồi email đã gửi khỏi hộp thư của người nhận. Điều này có nghĩa là người nhận sẽ không thể đọc nội dung của email mà bạn đã gửi đến.

Hướng dẫn cách thu hồi email trong Outlook

Hiện nay, tính năng recall email được áp dụng tại các phiên bản: Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Office for business, Outlook 2013 Outlook 2010 Outlook 2007. Dưới đây là 2 cách thu hồi email mà Sara.edu.vn muốn gửi tới bạn:

Hướng dẫn nhanh

• Bước 1: Truy cập vào Microsoft Outlook, tại phần thư mục ở bên trái cửa sổ bấm Sent Items > Click đúp vào email bạn muốn thu hồi.
• Bước 2: Cửa sổ của email sẽ hiện ra, bạn chọn Actions > Recall This Message > Chọn tính năng cần dùng > Nhấn OK.

Hướng dẫn chi tiết

• Bước 1: Truy cập Microsoft Outlook, tại phần thư mục ở bên trái màn hình, bấm Sent Items và nhấp đúp vào email bạn muốn thu hồi.
• Bước 2: Cửa sổ nội dung email bạn muốn thu hồi sẽ hiển thị, bấm Actions sau đó chọn mục Recall This Message tại menu thả xuống.
• Bước 3: Bấm Delete unread copies and replace with a new message nếu bạn muốn thu hồi và thay thế bằng một email mới. Và chọn Delete unread copies of this message để chỉ thu hồi thư mà không gửi thư mới.
• Lưu ý: Bạn cũng có thể chọn Tell me if recall succeeds or fails for each recipient để biết trạng thái của email sau khi thu hồi.
• Bước 4: Chọn OK để hoàn tất quá trình thu hồi email Outlook hoặc gửi lại thư mới (nếu cần).

Bạn có thể xem video hướng dẫn chi tiết của Microsoft tại đây: sara.edu.vn

Cách thu hồi email trong Outlook trên Macbook

Nếu bạn sử dụng Outlook trên Macbook, bạn cũng có thể sử dụng chức năng Gửi và Hoàn tác để hủy bỏ việc gửi thư trước khi nó được chuyển đi. Mặc dù tính năng này không cho phép thu hồi thư thực sự, nhưng nó cho phép bạn trì hoãn việc gửi thư trong khoảng thời gian nhất định, tạo cơ hội hủy bỏ nếu có thay đổi ý định.

Thiết lập độ trễ trước khi gửi thư:

• Chọn Tùy > Outlook > Soạn.
• Trong hộp thoại Soạn thảo, chọn – hoặc + để đặt thời gian trễ (5, 10, 15 or 20 giây).

Hoàn tác thư gửi:

• Sau khi bạn đã đặt độ trễ thư, bạn sẽ thấy lời nhắc ở cuối Outlook mỗi khi bạn gửi email.
• Gửi tin nhắn.
• Chọn Hoàn tác.

Những trường hợp không thể thu hồi email trong Outlook

Dưới đây là những trường hợp mà bạn không thể thu hồi email đã gửi khi sử dụng Outlook:

• Không sử dụng Outlook trên máy tính hoặc Office 365.
• Email của cả bên gửi và bên nhận không kết nối đến máy chủ của Microsoft Exchange.
• Email của bên gửi và bên nhận không thuộc cùng một đơn vị hoặc công ty.
• Bên nhận đã mở email.

Cách thu hồi email Outlook đã gửi trên điện thoại

Hiện tại, không có thông tin cụ thể về khả năng thu hồi email đã gửi trong ứng dụng Outlook trên điện thoại. Do đó, việc thực hiện thu hồi email chỉ khả dụng trên máy tính và trình duyệt web của Outlook. Sara.edu.vn sẽ cập nhật ngay khi có thông tin mới về vấn đề này, vì vậy, bạn nên đều đặn theo dõi các bài viết để cập nhật thông tin chính xác nhất.

Ngoài ra, để tránh gửi nhầm email, bạn nên sử dụng địa chỉ email có tên miền riêng thay vì địa chỉ email miễn phí. Điều này cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn và giúp bạn hạn chế tình trạng gửi và nhận nhầm email. Sara.edu.vn cung cấp dịch vụ Email Doanh Nghiệp, phù hợp với các tổ chức và doanh nghiệp cần sử dụng email có chứa tên miền riêng trong giao dịch hàng ngày.

Lời kết

Hy vọng với bài viết trên, bạn đã nắm được cách thu hồi email Outlook đã gửi và áp dụng thành công vào công việc và cuộc sống hàng ngày. Đừng quên theo dõi sara.edu.vn để cập nhật những bài viết hữu ích khác, từ ẩm thực đến phong thuỷ, công nghệ, giáo dục và làm đẹp, tất cả đều được Sara.edu.vn cập nhật nhanh chóng và chính xác 24/7.